Liste over funktioner

  • Medlemsliste
  • Opkrævningsmodul (betalingsservice/PBS, kortbetaling, MobilePay, EAN, email)
  • Regnskabsmodul inkl. budgetfunktion
  • Kommunikation via email og SMS
  • Online tilmelding - fx nye medlemmer og/eller arrangementer
  • App til medlemmer, instruktører & holdledere
  • Medlemsportal (web) til medlemmer og instruktører
  • Bookingmodul - fx badmintonbaner, tennisbaner, både og lokaler
  • Dørsystem - til fx fitnesscentre eller haller
  • Forbrugsafregning til vandværker
  • Hjemmesidemodul
  • Donationsregnskab

Medlemmer

Medlemsdatabasen er kernen i systemet, som de fleste andre moduler bygger ovenpå. Her opbevares stamdata om hvert enkelt medlem, samt op til 20 ekstra felter, som jeres forening selv definerer.

Medlemsdatabasen indeholder de mest basale informationer omkring hvert enkelt medlem. Fx fornavn, efternavn, adresse, telefonnummer, email-adresse med mere. Man kan let fremsøge medlemmer via en søgefunktion.

Selvbetjening

Medlemmerne har - hvis foreningen åbner op for dette - mulighed for selv at logge på systemet og opdatere egne stamdata. Det kan spare foreningen for mange timers arbejde med at holde medlemsdatabasen ajour.

Opkrævninger

Opkrævningsmotoren i systemet er meget fleksibel og dækker de fleste - hvis ikke alle - foreningers behov. Systemet understøtter en række forskellige betalingsmetoder, herunder Betalingsservice fra Nets, Dankort, MobilePay, EAN, konto-overførsel, indbetalingskort (kodelinje +71) og PayPal. Opkrævninger kan udsendes via Betalingsservice, email, MobilePay eller afleveres manuelt.

Masseopkrævninger

Systemet understøtter muligheden for at lave masseopkrævninger, hvor man ganske let kan opkræve fx 1000 medlemmer på én gang. Medlemmerne opkræves individuelt bestemt ud fra medlemstype.

Betalingsservice

Der er etableret en fuldautomatisk integration til Betalingsservice fra Nets. Opkrævninger sendes automatisk til Nets, og når medlemmerne betaler, så bliver debitorlisten automatisk afstemt med indbetalingerne.

Kortbetaling

Systemet understøtter at modtage betalinger fra medlemmerne via Dankort. Det er særlig praktisk i forbindelse med online indmeldelse, hvor man vil sikre betaling fra medlemmet inden indmeldelse.

MobilePay

Systemet er godt integreret med en række produkter fra MobilePay. Herunder MobilePay Online (supplement til kortbetaling) og MobilePay Invoice (opkrævning sendes direkte fra systemet og ud til medlemmets MobilePay app).

Regnskab

Der tilbydes et brugervenligt og solidt regnskabssystem som er målrettet foreningslivet. Man kan vælge at integrere med opkrævningsmodulet og medlemsmodulet, således at opkrævninger automatisk afstemmes i kassekladden, når indbetalinger registreres i systemet. Det sparer kassereren for en masse trivielt arbejde og giver mindre risiko for fejl.

Import fra netbank

Kontobevægelser kan importeres fra netbank. Dermed kan kassereren spare en masse indtastninger og blot koncentrere sig om at vælge den korrekte konto i kontoplanen. Det betyder langt mindre risiko for fejlindtastninger. Alle netbanker i Danmark er understøttet.

Elektroniske bilag

Bilag kan uploades og lagres elektronisk i systemet. Dermed kan revisoren nemt få adgang til regnskabsmaterialet, og man behøver ikke længere opbevare bilagene i en fysisk mappe.

Eksporter til Excel

Langt de fleste data i regnskabsmodulet kan eksporteres til Excel, hvor man kan arbejde videre med sine data, hvis man har behov for dette.

Moms

Systemet understøtter moms. Man kan fx oprette købsmoms og salgsmoms, og systemet kan lave momsrapporter for forskellige perioder af året, og automatisk bogføre momsen i kassekladden.

Afdelingsregnskab

Systemet understøtter afdelingsregnskab. Dette er særligt velegnet til flerstrengede foreninger, eller til foreninger der fx har en cafe og/eller klubhus, hvortil der skal kunne trækkes et særskilt regnskab.

Email & SMS

Jeres forening kan udsende nyhedsbreve via email til foreningens medlemmer. Der kan fx sendes til alle foreningens medlemmer eller til udvalgte grupper. Teksten kan sættes op med forskellige skrifttyper, farver og størrelser. Der kan også udsendes SMS'er til alle eller udvalgte grupper.

Der føres detaljeret statistik med hvor mange medlemmer som har modtaget mails, samt hvis email-adresser ikke længere eksisterer.

Vedhæftninger

Til alle nyhedsbreve kan der vedhæftes et frit antal filer/dokumenter. Det kan fx være info om et arrangement eller indbydelse til den årlige generalforsamling.

Masse-email

Udsendelse af email til fx 100-500 modtagere kan være svært, idet mange udbydere (fx Hotmail og GMail) gør brug af spam-filtre, som fjerner uønskede emails. Systemet anvender teknikker som sikrer at emails når sikkert frem.

Personalisering

Nyhedsbreve kan personaliseres ved at flette medlemsoplysninger fra medlemsdatabasen, så man fx kan indlede en email med "Hej Jens Jensen!". Alle stamdata fra medlemmet kan anvendes.

 

Online tilmelding

Med online tilmelding slipper jeres forening for en masse arbejde med at indtaste stamdata for nye medlemmer, idet medlemmerne selv foretager indmeldelse via jeres egen medlemsportalen, som følger med systemet. Online tilmelding kan kombineres med Dankort-modulet, hvorved man sikrer at medlemmet betaler under indmeldelsesproceduren. Man kan også tilknytte ventelister til online tilmelding.

Arrangementer & hold

Online tilmelding kan anvendes til nye medlemmer, som skal indmeldes i foreningen. Men det kan også anvendes af eksisterende medlemmer, som skal melde sig til et arrangement i foreningen eller tilmelde sig et hold.

Dankort

Ved at tilknytte Dankort-modulet (evt. også MobilePay) til online tilmelding, så kan jeres forening sikre, at kun medlemmer som betaler ved indmeldelse rent faktisk opnår et medlemsskab. Dermed undgår man dårlige betalere.

Antal deltagere

Online tilmelding kan sættes op til kun at acceptere et vist antal tilmeldte deltagere per hold. Dermed kan man nemt sætte antals-begrænsninger op på foreningens forskellige hold. Man kan også sætte ventelister op, og systemet kan automatisk udsende tilbud til medlemmer på venteliste.

App og medlemsportal

Systemet giver medlemmerne mulighed for at betjene sig selv. Fx kan medlemmerne logge ind på en medlemsportal og rette egne stamdata, såsom fx adresse, email og mobilnr. I bestemmer selv hvad medlemmerne må se og rette.

Medlemsportal

Medlemsportalen indeholder mange funktioner. Den er tiltænkt medlemmer og/eller instruktører & holdledere. Fx tilmelding og afmelding til holdtræning (inkl. ventelister) og holdkampe, visning af et medlems opkrævninger og download af medlemskort. Medlemsportalen indeholder også funktioner til instruktører, såsom online afkrydsning og tidsregistrering og kommunikation via email og SMS fra instruktør til medlemmer. Holdledere kan også bruge medlemsportalen til at styre tilmelding og udtagelse til holdkampe, samt kommunikere med medlemmerne på holdet.

App

Systemet tilbyder også en app, som medlemmer og instruktører & holdledere kan downloade til deres mobiltelefon og/eller tablet. App'en kan nogle af de samme ting som medlemsportalen, herunder:

  • Tilmelding og afmelding til holdtræning (inkl. ventelister).
  • Online afkrydsning for instruktører.
  • Tidsregistrering for instruktører.
  • Kommunikation via email og SMS fra instruktører til medlemmer.
  • Tilmelding og udtagelse til holdkampe samt kommunikation via mail og SMS til holdets spillere.

App'en downloades fra App Store (iOS) eller Play Store (Android).

Booking

Bookingsystemet giver mulighed for at booke fx tennis- og badmintonbaner online via foreningens egen hjemmemside.

Man kan sætte begrænsninger på antallet af bookinger som et medlem kan lave på samme tid. Derudover kan man spærre nogle af tiderne, således at fx fællestræning og andre ting ikke kan bookes af medlemmerne.

Lukkedage

Det er nemt at lægge lukkedage ind i bookingsystemet, hvilket fx kan bruges til jul, påske og sommerferie, hvor der typisk er begrænset åbent.

Ubemandet hal

Bookingsystemet kan kombineres med dørsystemet, således at personer der fx booker en badmintonbane får tilsendt en kode via mail, og koden vil så virke i døren i det tidsrum, hvor fx badmintonbanen er booket, men ikke på andre tidspunkter.

Hvad kan bookes?

Bookingsystemet er målrettet til booking af fx baner, lokaler, sejlbåde og lignende. Altså ressourcer som ønskes booket i et bestemt tidsrum på en bestemt dag.

Dørsystem

Adgangskontrolsystemet er fuldt ud integreret i medlemssystemet. Dermed skal jeres medlemmer kun oprettes i ét system.

Lokalerne kan dermed være ubemandede, da det kun er medlemmer med et medlemskort, som tillades adgang via yderdøren. Hvis medlemmet er udmeldt eller skylder penge, så vil adgangen til døren være blokeret.

Hvem kommer hvornår

Når et medlem bruger sit kort i en dør, så registrerer systemet at netop dette medlem har brugt sit kort. Dermed kan der trækkes lister over hvornår medlemmerne anvender lokalerne. Det kan også anvendes til automatisk fremmøderegistrering af medlemmer til holdtræning (og bøder ved udeblivelse).

Omkostningseffektivt

I kan udvide åbningstiderne, da der ikke behøver at være personale til stede i bygningen. I behøver heller ikke investere i særskilte nøglebrikker til alle medlemmerne, da dørsystemet også vil virke med en talkode som medlemmerne selv vælger.

Åbningstider

Dørsystemet kan indstilles i forhold til jeres åbningstider, således at der fx altid er låst om natten. I bestemmer helt selv hvornår dørene skal være åbne og låste.

Læs mere om dørsystemet ved at klikke på nedenstående knap.

Dørsystem

Forbrugsafregning / Vandværker

Forbrugsafregning (målermodul) kan anvendes til at lave årsopgørelser til forbrugerne.

Det er typisk vandværker og varmeværker, som har gavn af denne funktion. Billedet til højre viser et eksempel på en årsopgørelse, som systemet har dannet til en forbruger.

Målere

Der er indbygget et målerkartotek som indeholder alle aflæsningerne for de enkelte forbrugere, og som anvendes som grundlag for at danne årsopgørelser til forbrugerne.

Årsafslutning

Systemet beregner en årsopgørelse til forbrugerne, hvoraf årets forbrug samt næste års skønnet forbrug vil fremgå.

A conto rater

Der er understøttelse for indbetaling af a conto beløb, som medregnes i den endelige årsopgørelse.

 

Hjemmeside

Hjemmesidesystemet er let at anvende og kræver ikke noget kendskab til html eller programmering.

I får en standardskabelon som I selv kan tilrette. I skal selv fylde indhold såsom tekst og billeder på jeres side. Fx en side om bestyrelsen, en kontaktside, en side om foreningens historie, med mere. I kan oprette alle de sider I vil.

Webadresse

I kan selv vælge den web-adresse (også kaldet domæne), som jeres hjemmeside skal ligge på. I ejer måske web-adressen i forvejen. Hvis ikke, så kan vi hjælpe med at bestille web-adressen, hvis den er ledig. Et eksempel på en web-adresse er: tennis-klubben.dk.

Mailadresser

I kan få tilknyttet mail-adresser til jeres hjemmeside, således at medlemmerne kan skrive til fx kontakt@tennis-klubben.dk eller til kasserer@tennis-klubben.dk. Mails sendt til disse adresser kan så videresendes til jeres normale mail-adresser.

Galleri

I kan oprette gallerier på hjemmesiden, så I kan vise billeder fra forskellige arrangementer og events.

Organisationer

Større organisationer har ofte en hovedforening og en række lokalforeninger.

Lokalforeningerne er ofte selvstændige juridiske enheder, som har behov for eget regnskab med mere. Hovedforeningen ønsker ofte at kunne udføre nogle centrale opgaver såsom træk at medlemsdata på tværs af lokalforeningerne. Systemet giver mulighed for at lave sådan en opsætning.

Hovedforening

Brugerne i hovedforeningen har adgang til medlemsdata i alle lokalforeningerne og kan lave udtræk og analyser af medlemsdata på tværs af lokalforeningerne. Brugerne i hovedforeningen kan skifte over til en lokalforening, hvorefter kun medlemsdata fra lokalforeniningen vises.

Lokalforening

Lokalforeningerne har egne brugere, som kun kan se sin egen lokalforenings medlemsdata. De har ikke adgang til hovedforeningen eller de andre lokalforeninger. De enkelte lokalforeninger kan hver især selv tilvælge nogle af tillægsmodulerne i systemet.

Fælles medlemsliste

Når hovedforeningen kigger på medlemslisten, så er det automatisk medlemmerne fra alle lokalforeningerne som bliver vist. Ud for hvert medlem vises navnet på lokalforenignen.

Kontakt os for at høre nærmere om mulighederne.

Donationsregnskab

Systemet kan lave et donationsregnskab, hvor der opgøres hvor mange penge en person har doneret i løbet af et år.Systemet hjælper med at indsamle CPR-numre fra de personer som laver donationer. Det sker når personen laver donationen via foreningens hjemmeside.Donationsregnskabet sparer mange timers arbejde i forhold til at skulle indberette disse oplysninger til SKAT.

Årsrapport

Der kan laves en årlig rapport, som viser de personer der har foretaget donationer i årets løb, samt hvor mange penge de hver især har doneret. Rapporten indeholder også CPR-numre på personerne, og rapporten kan indberettes til SKAT, således at personerne får det fradrag de har krav på.

Valgfrit beløb

Systemet kan sættes op til at personen selv bestemmer hvor stort eller lille beløb der ønskes doneret. Det øger chancen for at få flere personer til at donere.

CPR-nummer

Systemet kan sættes op til automatisk at spørge efter personens CPR-nummer, hvis det ikke er registreret i systemet i forvejen (fx hvis medlemmet allerede er oprettet i systemet og foretager endnu en donation).

Kontakt os for at høre nærmere om mulighederne.

Brugervejledning og support

Brugervejledning

Systemet indeholder en stor brugervejledning, hvor systemets funktioner er beskrevet mere detaljeret. Klik her for at se brugervejledningen (åbner nyt vindue/faneblad).

Support

Ud over at man kan finde hjælp i brugervejledningen, så kan man også kontakte vores support via mail og telefon. Klik her for at læse mere om support.